Procesos Institucionales
El levantamiento del Mapa de Procesos de la Universidad de Talca (RU 464-2024) constituye una etapa fundamental para el fortalecimiento de la gestión institucional, ya que permite identificar, describir y sistematizar las actividades clave que dan soporte a las funciones académicas, administrativas y de vinculación con el medio. Este trabajo se ha orientado a construir una visión compartida de los procesos, favoreciendo la transparencia, eficiencia y mejora continua en los distintos niveles organizacionales.
A través del levantamiento, se definen con claridad los flujos de trabajo considerando que su última versión tiene un alcance a nivel de procedimientos y en casos particulares alerta la necesidad y articulación de protocolos. La instancia permitió delimitar las funciones paso a paso y responsables, insumos requeridos y puntos críticos de interconexión entre unidades, lo que permite optimizar la toma de decisiones y facilitar el cumplimiento de estándares de calidad exigidos por la normativa nacional e internacional.
Esta labor ha sido desarrollada de manera participativa, integrando a las unidades responsables de cada proceso, con el acompañamiento técnico del Departamento de Análisis y Aseguramiento de la Calidad en reuniones programadas, y llevado a cabo en concordancia con el Reglamento para el Levantamiento y Diseño de Procesos y Procedimientos Institucionales (RU 1094-2023). Así, se consolida una cultura organizacional orientada a la calidad, trazabilidad, sustentabilidad y mejora continua institucional.
Mejora Continua
En el marco del compromiso institucional con el aseguramiento de la calidad, se han desarrollado una serie modificaciones al modelo de servicios administrativos, transformándose éste en un reglamento corporativo para el fortalecimiento de la gestión interna.
El propósito es optimizar el funcionamiento de la plataforma de Servicios Utalca y responder de manera más eficiente a las necesidades de los/las usuarios/as, analistas y jefaturas, para esto se implementaron incidencias vinculadas, es decir, ajustes que permiten alinear el flujo de trabajo y gestionar las solicitudes de forma paralela entre unidades siempre y cuando fuera factible, en servicios que permitieron reducir los tiempos de espera para usuarios/as sin aumentar la capacidad operativa de los/as analistas.
Nuevos Focos
Mejora de la Experiencia Usuaria
Integración de los Indicadores
Regulación de SLA
Aplicacion de Encuestas de Satisfacción
Uso Eficiente de los Recursos
Articulación con el SIAC
Digitalización con Criterios Objetivos
Institucionalización del Monitoreo y Mejora Continua
Mayor Nivel de Transparencia y Trazabilidad
Incorporamos Mejora Continua
Estandarización de rúbrica para implementación y definición criterios de priorización para la digitalización de los servicios
Articulación con el Sistema Integral de Aseguramiento de la Calidad y la gobernanza de datos.
Revisión de indicadores, ajuste en Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) y medición de la satisfacción usuaria a través de la aplicación de encuestas al término de cada gestión